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EHR 마이그레이션은 오크 오차드 건강에 큰 이익을 가져옵니다.

새로운 코로나 바이러스 감염의 유행 중에 뉴욕 주 블록 포트에 본사를 둔 오크 오차드 헬스는 계속 성장했습니다. 2020년 7월에 회사는 3개의 사무실로 구성된 개업의를 인수했습니다. 이 사무실에서는 다른 EHR (Medent) 및 오크 오차드 eClinicalWorks 플랫폼을 사용했습니다.

인수 후 신속한 마이그레이션을 가능하게하기 위해 오크 오차드는 Medent의 관행을 유지하고 차이점을 피할 수있는 절차와 워크 플로우를 구현했습니다. 목표는 조직 전체에서 일관된 환자 경험을 제공하는 것이 었습니다.

문제

Oak Orchard Health의 CIO Jason Kuder는 다음과 같이 말합니다. “환자 방문을 완료하기 위해 많은 절차와 워크플로를 구현해야 한다는 것을 즉시 알게 되었습니다.” 이 시점부터 검진을 받을 때마다 검진을 받은 각 환자는 eCW에서 수동으로 작성되어 즉시 보험 청구를 받을 수 있게 되었습니다.

“그러므로 활성 환자는 기본적으로 두 개의 계정을 갖게 됩니다. 하나는 환자의 의료 기록을 위해 Medent에, 다른 하나는 청구를 위해 eCW에 있습니다.”라고 그는 말했습니다. “두 개의 EHR을 오랫동안 사용할수록 얼마나 많은 절차와 워크플로우를 도입하든 이 세 사무실이 분리될 수 있음을 알게 되었습니다. 조직 전체에서 리소스를 유연하게 활용할 수 있습니다 사라졌습니다.”

환자의 진료에 바쁜 의료 종사자들에게 Medent와 eCW 모두에 익숙해지는 것은 불가능한 작업이며 지원의 악몽이라고 덧붙였다. 수년에 걸쳐 조직은 사일로화되어 왔습니다. 공급자는 두 EHR에 대해 훈련받지 못했기 때문에 고용이 더욱 어려워졌습니다.

“일상적인 보고서에서도 문제가 발생했지만 더 중요한 것은 UDS에보고하기가 더 어려워졌습니다.”라고 Kuder는 설명했습니다. “FQHC 보건 센터는 매년 2월에 제출을 의무화 되었으며, 이것이 우리에게 큰 장애물이었습니다.

“두 EHR에서 데이터를 검색하고 UDS에 보고할 수 있도록 데이터 세트를 결합하는 것은 인수 이후 매년 큰 어려움이었습니다.”라고 그는 말했습니다. “환자는 두 시스템 모두에 존재하거나 한 시스템에만 존재할 수 있습니다. 크게 향상됩니다.”

제안

재정적으로, 오크 오차드 헬스는 이 문제에 대해 더 이상의 조직을 투입할 수 없었습니다. 더 나쁘게도, 직원의 사기는 전례 없이 떨어졌습니다. 수석 임원이 크게 이동함에 따라 새로운 CEO는 새로운 클리닉의 세 가지 기지를 조직의 다른 구성원과 함께 eCW로 이전하는 것이 최우선 과제였습니다.

“모든 사람이 동일한 EHR에 참여할 수 있다면, 모두가 동일한 언어를 사용한다고 느꼈습니다.”라고 Kuder는 말했습니다. “새로운 기술, 전사적 절차, 워크플로우 구축이 용이해질 것입니다.

“복수의 의료 기록 플랫폼을 보유하는 것은 착신 전화를 라우팅하는 방법에서 환자의 의료 기록에 문서화에 이르기까지 조직의 모든 사람에게 영향을 미친다”고 덧붙였다. “모든 사람이 동일한 EHR로 작업할 수 있으면 더 일관된 환자 경험을 제공할 수 있습니다.”

과제를 다루다

의료 IT 전문가가 새로운 EHR로의 전환에 대해 이야기 할 때 대부분은 한 곳에서 다른 곳으로 이동해야하는 데이터에 초점을 맞추고 있다고 Kuder는 지적합니다.

“그것보다 훨씬 복잡하다”고 그는 말했다. “내 의견으로는 가장 어려운 것은 새로운 EHR에 대해 직원을 교육하는 것입니다. 필요합니다.

“내가이 프로젝트에 사용한 예는 비행중인 비행기 엔진을 교체하려고하는 것입니다.”라고 그는 계속했다. “EHR을 변경한다고 해서 환자의 진찰이 필요 없게 되는 것은 아닙니다. 우리는 모든 직원을 훈련하고, eCW에 새로운 시설을 설정하고, Medent에서 eCW로 데이터를 마이그레이션할 계획을 다룹니다. 필요했습니다. 환자 일정을 방해합니다.”

데이터 측면에서 직원은 메덴트와 협력하여 EHR에 포함된 모든 환자 데이터를 오크 오차드에 제공해야 했습니다. 그 후, 직원은 오크 오차드에게 데이터를 캡처하는 방법을 제공 할 수 있도록 eCW에 제공해야했습니다.

“EHR은 다른 용어를 사용했기 때문에 메덴트에서 eCW로 불리는 것까지 각 속성을 한 줄씩 확인하는 힘든 지루한 작업이었습니다.”라고 Kuder는 기억합니다. “이 부분이 완료되면 테스트 환경에서 테스트 마이그레이션을 수행한 후 수백 명의 환자의 의료 기록을 검토하여 마이그레이션할 수 있는 데이터가 eCW의 올바른 위치에 있는지 확인했습니다.

“그 팀이 데이터 면에서 작업하는 동안 다른 팀이 훈련 면에서 일하고 있었다”고 그는 계속했다. “우리는 이러한 세 사무실의 모든 직원을 각 역할에 따라 eCW 대학의 온라인 수업에 등록하여 시작했습니다. 되었습니다.”

오크 오차드는 eCW 수퍼 유저의 일부에게 새로운 클리닉에 출장을 요청하고 실용적인 교육을 제공했습니다. 또한 메덴트 사이트에서 오크 오차드 사이트로 직원을 파견하여 eCW가 어떻게 작동하는지 라이브로 확인했습니다.

“데이터가 양호한지 확인하고 교육이 완료되었는지 확인한 후 주말에 Medent에서 데이터를 검색하여 eCW 프로덕션 환경으로 이동할 계획”이라고 Kuder는 설명했습니다. . “직원들은 기본적으로 금요일에 마지막으로 Medent를 사용했고 월요일부터 eCW를 사용하기 시작했습니다. 이들 모두는 사무실이 닫히지 않고 일어났습니다.”

결과

주요 성공 중 하나는 직원 만족도입니다. 오크 오차드는 3년 동안 작업을 복제했습니다. 이 사무실의 프런트 데스크 직원은 두 개의 EHR에 데이터를 입력할 필요가 없습니다. 재무 부서는 청구를 게시하기 위해 한 EHR에서 정보를 검색하고 다른 EHR에 입력할 필요가 없습니다.

“그 외에도이 작업의 중복으로 인한 운영 비용을 줄일 수있었습니다.”라고 Kuder는보고했습니다. “어떤 EHR이 사용되는지 신경 쓰지 않고 필요한 곳에 인재를 배치할 수 있는 유연한 인재 배치를 얻어 직원의 불타는 증후군을 줄일 수 있었습니다.

“eCW로의 전환은 시스템으로 통합되어 보다 효율적인 방식으로 정보를 공유할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 궁극적으로 시간을 절약하고 환자에게 더 나은 치료를 제공할 수 있습니다.” 그리고 그는 계속했다. “현재 우리는 모든 사무실에서 동일한 언어를 사용하고 동일한 절차와 워크플로에서 작업하고 있습니다. 이것만으로도 셀프 체크인과 같은 새로운 서비스를 시작할 수 있었습니다.”

Oak Orchard도 현재 모든 사이트에 키오스크를 도입 중입니다. 2대의 EHR이 탑재되어 있다면, 이것들은 모두 불가능했을 것이라고 Kuder는 덧붙였다.

다른 사람들에게 조언

“인수 상황에 빠져 다른 EHR에 시설을 도입하는 경우 인수의 일환으로 새 사무실을 기존 EHR로 마이그레이션하는 것이 좋습니다.”라고 Kuder는 말합니다. “두 개의 EHR을 유지하는 데 걸리는 시간이 길수록 마이그레이션이 어려워집니다.

“이런 프로젝트를 생각하는 것보다 더 많은 시간을 계획하십시오.”라고 그는 계속했다. “EHR은 공급업체 조직에서 가장 중요한 애플리케이션이므로 모든 적절한 주의를 갖고 있는지 확인하면 보다 원활하게 마이그레이션할 수 있습니다.”

데이터를 확인할 때 가능한 한 많은 사람들의 눈으로 데이터에 주목하십시오.

“1명의 환자는 수백 개의 다른 속성을 가지고 있으며, 데이터가 제대로 이동되었음을 확인하기 위해 검증할 수 있는 사람이 많을수록 그래프가 더 완전해진다”고 그는 말했다. .

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Healthcare IT News는 HIMSS Media의 출판물입니다.

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